Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

HACOL Agencia de Seguros Ltda., NIT 900.649.246-6, con domicilio en Carrera 5 # 34N-02, Popayán, Cauca, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que recibe a través de sus canales de atención.

Contacto general y canal oficial para consultas y reclamos sobre datos personales: info@hacolseguros.com. Teléfonos: 316 454 9211 y 316 460 4987. También pueden presentarse solicitudes en la dirección indicada.

El área encargada de atender consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales es Dirección Administrativa, a través de info@hacolseguros.com y de los canales oficiales indicados en esta política.

2. Marco normativo

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen. El tratamiento observará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

3. Datos y finalidades del tratamiento

HACOL trata datos de identificación y contacto, como nombre, teléfono, correo y ciudad, y la información general que el titular comparte para atender su solicitud de seguros. Solo se solicitará información pertinente y necesaria para cada finalidad.

Las finalidades son atender la solicitud, contactar al titular, analizar sus necesidades, preparar y comparar alternativas de seguros, gestionar la asesoría o cotización solicitada, acompañar la contratación, renovación y los trámites relacionados ante aseguradoras, atender consultas y reclamos sobre datos personales y cumplir obligaciones legales aplicables. El tratamiento requiere autorización previa e informada, salvo los casos previstos por la ley.

4. Derechos del titular y autorización

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales; ser informado sobre el uso de sus datos; acceder gratuitamente a ellos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda. La revocatoria o supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

Las preguntas sobre datos sensibles y sobre datos de niños, niñas y adolescentes son facultativas. El titular puede ejercer sus derechos directamente, por medio de representante o apoderado debidamente acreditado, o por sus causahabientes cuando corresponda. Para presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio deberá agotar previamente el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, según la ley.

5. Procedimiento de consultas

Las consultas permiten conocer los datos personales tratados, su uso y la prueba de la autorización. Se presentan por los canales oficiales indicados en el numeral 1. Para proteger la información se solicitará la identificación del titular, una descripción de la consulta y un medio para responder; si actúa un representante o causahabiente, deberá acreditar su calidad. Se requerirá únicamente la información necesaria para verificar legitimación y atender la petición.

Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. Si no es posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6. Procedimiento de reclamos

Para solicitar corrección, actualización, supresión o revocatoria, o denunciar un presunto incumplimiento, el reclamo debe incluir identificación del titular, descripción de los hechos, dirección o medio de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer. El representante o causahabiente acreditará su calidad. No se exigirán datos ajenos a la solicitud.

Si el reclamo está incompleto, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción se requerirá subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin aportar la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo. Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.

Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos o registro correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo en un término no mayor de dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta decidirlo. Esta obligación no implica que el formulario web cree una base de autorizaciones.

El reclamo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la recepción. Si no es posible atenderlo dentro de ese término, se informarán las razones de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. Conservación y seguridad

Los datos se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para atender la solicitud y las finalidades autorizadas, gestionar la relación contractual cuando exista, cumplir obligaciones legales y atender reclamaciones o ejercer la defensa de derechos. Se tendrán en cuenta los plazos legales de archivo y prescripción aplicables; no se establece conservación indefinida para todas las solicitudes.

Al finalizar la finalidad y los plazos legales o contractuales aplicables, se procederá a la supresión o anonimización cuando corresponda. HACOL deberá aplicar medidas técnicas, humanas y administrativas acordes con el riesgo, restringir el acceso a quienes lo necesitan y exigir confidencialidad a quienes intervengan en el tratamiento.

8. Circulación hacia aseguradoras y proveedores

La información estrictamente necesaria podrá comunicarse a aseguradoras para cotizar, evaluar requisitos de asegurabilidad y gestionar contratación, renovación o reclamaciones, según la solicitud y las finalidades autorizadas. Las aseguradoras pueden actuar como responsables independientes y su tratamiento se rige también por sus propias políticas.

Los proveedores que apoyen la atención, comunicaciones, tecnología o gestión documental solo accederán a los datos necesarios. Cuando actúen como encargados, deberán tratar los datos bajo instrucciones y condiciones de seguridad y confidencialidad. No se autoriza su uso para fines propios ajenos al servicio.

Las transmisiones o transferencias nacionales o internacionales que correspondan deberán cumplir la normativa aplicable, incluidos los requisitos de contratos de transmisión y de transferencias internacionales, según el caso. WhatsApp es un canal de un tercero con sus propias condiciones y política de privacidad; su uso no elimina las obligaciones de HACOL sobre la información que recibe.

9. Datos sensibles y datos de menores

Este sitio no solicita información médica sensible, datos biométricos ni información de menores. No deben incluirse en los campos de texto libre. Si para un trámite de seguros se requiere información sensible, se utilizarán los canales y procedimientos adecuados y, cuando corresponda, los de la aseguradora.

El tratamiento de datos sensibles está prohibido salvo las excepciones legales. Cuando dependa de autorización, se informará expresamente qué datos son sensibles y su finalidad, se obtendrá autorización explícita y se indicará que el titular no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder esas preguntas. Ninguna actividad se condicionará al suministro de datos sensibles; la casilla general del sitio no sustituye una autorización especial.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo procederá cuando sea legalmente admisible, respete su interés superior y garantice sus derechos fundamentales. Cuando corresponda, se obtendrá autorización de su representante legal, previa escucha del menor según su madurez, autonomía y capacidad de comprensión. La autorización general del formulario no sustituye estas garantías.

10. Comunicaciones comerciales

El envío de información comercial o publicitaria requiere una autorización independiente, opcional y desmarcada por defecto, distinta de la autorización para atender la solicitud. Negarse a recibir publicidad no impide la asesoría solicitada. El titular podrá revocar esta autorización por los canales oficiales, sin afectar las comunicaciones necesarias para su solicitud o relación contractual.

11. Formularios y mensajes de WhatsApp

Los formularios preparan un mensaje en el navegador y no guardan los datos en una base de datos propia del sitio. Abrir WhatsApp no envía el mensaje: el titular debe enviarlo voluntariamente. Cuando lo envía, HACOL sí recibe y trata la información en sus canales de atención conforme a esta política; el mensaje y las actuaciones posteriores pueden conservarse con los criterios del numeral 7.

Para preparar el mensaje es necesario otorgar la autorización expresa de tratamiento; la autorización para comunicaciones comerciales es opcional e independiente. Ambas quedan indicadas en el mensaje que el titular envía. No incluyas datos sensibles ni información de menores en los formularios.

12. Versión y vigencia

Versión: 1.0. Fecha de entrada en vigencia: 10 de octubre de 2026.

Los cambios sustanciales de la política se informarán por los canales correspondientes y se obtendrán nuevas autorizaciones cuando sea necesario.